Durchführung der Generalversammlung: Modernisierung im Aktienrecht

Das Gesetz beinhal­tet seit dem Inkraft­tre­ten der Akti­en­rechts­re­vi­si­on eine Grund­la­ge für den Ein­satz von elek­tro­ni­schen Mit­teln. Dadurch kann die Gene­ral­ver­samm­lung von nicht-bör­sen­ko­tier­ten Akti­en­ge­sell­schaf­ten fle­xi­bler, moder­ner und ein­fa­cher durch­ge­führt wer­den. Was bedeu­tet das kon­kret? Hier erhal­ten Sie einen kom­pak­ten und ver­ständ­li­chen Über­blick über die wich­tigs­ten Gestal­tungs­mög­lich­kei­ten im Rah­men der Moder­ni­sie­rung im Aktienrecht.

Virtuelle Durchführung der Generalversammlung

Wei­ter­hin mög­lich bleibt die Durch­füh­rung der Gene­ral­ver­samm­lung in phy­si­scher Form. Neu ist jedoch auch eine vir­tu­el­le Gene­ral­ver­samm­lung mög­lich, wel­che kom­plett digi­tal erfolgt. Ein phy­si­scher Tagungs­ort ist nicht erfor­der­lich und wird durch eine geeig­ne­te Online-Platt­form (bspw. Zoom oder Micro­soft Teams) ersetzt. Damit die­se Vari­an­te aller­dings zur Ver­fü­gung steht, muss eine ent­spre­chen­de Grund­la­ge in den Sta­tu­ten vor­han­den sein. Eine sol­che Grund­la­ge kann durch eine Sta­tu­ten­än­de­rung geschaf­fen werden.

Wir emp­feh­len eine vor­gän­gi­ge Abklä­rung, ob jeder Aktio­när elek­tro­nisch teil­neh­men kann und will. Sofern dies nicht erfüllt ist, muss der Ver­wal­tungs­rat in der Ein­be­ru­fung einen unab­hän­gi­gen Stimm­rechts­ver­tre­ter bezeich­nen. Die­se unab­hän­gi­ge Per­son ist als Stell­ver­tre­ter der nicht teil­neh­men­den Aktio­nä­re bei der Gene­ral­ver­samm­lung anwe­send, um deren Stimm­rech­te wei­sungs­ge­mäss aus­zu­üben. Befür­wor­ten jedoch alle Aktio­nä­re die vir­tu­el­le Gene­ral­ver­samm­lung, kann in den Sta­tu­ten auf den unab­hän­gi­gen Stimm­rechts­ver­tre­ter ver­zich­tet wer­den. Bei der Ein­be­ru­fung und im Pro­to­koll ist die Form und der Ort der Gene­ral­ver­samm­lung auf­zu­füh­ren (bspw. durch den Link für die Teil­nah­me an der Generalversammlung).

Hybride Durchführung der Generalversammlung

Neu ist auch eine Misch­form aus phy­si­scher und vir­tu­el­ler Gene­ral­ver­samm­lung mög­lich. Der Ver­wal­tungs­rat bestimmt einen phy­si­schen Tagungs­ort und ermög­licht zusätz­lich die elek­tro­ni­sche Teil­nah­me. Hier­zu ist kei­ne Sta­tu­ten­än­de­rung not­wen­dig. Bei die­ser Vari­an­te müs­sen bspw. ein­zel­ne Aktio­nä­re aus dem Aus­land nicht ein­zig wegen der Gene­ral­ver­samm­lung anrei­sen und kön­nen statt­des­sen elek­tro­nisch zuge­schal­ten wer­den, wäh­rend die Mehr­heit der Aktio­nä­re vor Ort teil­nimmt. Die Durch­füh­rung der Gene­ral­ver­samm­lung wird mit die­ser Misch­form fle­xi­bler und ermög­licht ein grös­se­res Teilnahmevolumen.

Zirkularbeschluss

Neu kann ein Beschluss auch auf schrift­li­chem Weg auf Papier oder in elek­tro­ni­scher Form und ohne Ein­hal­tung der Ein­be­ru­fungs­vor­schrif­ten erfol­gen. Sämt­li­che Aktio­nä­re müs­sen sich zu den Trak­tan­den und Anträ­gen äus­sern und dar­über abstim­men kön­nen. Sie kön­nen auch auf die Stimm­ab­ga­be ver­zich­ten oder sich ent­hal­ten. Die­se Form der Gene­ral­ver­samm­lung kann aller­dings jeder­zeit durch die Ver­lan­gung einer münd­li­chen Bera­tung durch einen Aktio­när ver­hin­dert wer­den. Wir emp­feh­len des­we­gen, vor­gän­gig das Ein­ver­ständ­nis sämt­li­cher Aktio­nä­re ein­zu­ho­len. Zudem ist genau zu defi­nie­ren, bis wann eine Stimm­ab­ga­be erfol­gen kann. Die­se Vari­an­te ist somit vor allem bei unbe­strit­te­nen Gene­ral­ver­samm­lun­gen mit klei­ne­rem Aktio­na­ri­at sinn­voll. Eine Sta­tu­ten­än­de­rung ist dafür nicht not­wen­dig.

Durchführung der Generalversammlung im Ausland

Der Aus­tra­gungs­ort der Gene­ral­ver­samm­lung kann sich auch im Aus­land befin­den. Dies jedoch nur, sofern in der Ein­be­ru­fung ein unab­hän­gi­ger Stimm­rechts­ver­tre­ter bezeich­net wird. Mit Ein­ver­ständ­nis aller Aktio­nä­re kann jedoch dar­auf ver­zich­tet wer­den. Hier­zu wird indes neu eine sta­tu­ta­ri­sche Grund­la­ge benö­tigt. Mit die­ser Anfor­de­rung wird das Akti­en­recht in die­sem Punkt verschärft.

Technische Anforderungen

Die Vor­aus­set­zun­gen kön­nen bereits mit gerin­gem tech­ni­schem Know-How erfüllt wer­den. Die Moder­ni­sie­rung der Gene­ral­ver­samm­lung ist somit nicht nur für tech­no­lo­gie-affi­ne Unter­neh­men inter­es­sant. Den­noch wer­den dem Ver­wal­tungs­rat eini­ge Pflich­ten auf­er­legt, damit die «elek­tro­ni­sche Gene­ral­ver­samm­lung» rei­bungs­los ver­lau­fen kann. Der Ver­wal­tungs­rat muss sicher­stel­len, dass die Iden­ti­tät der Teil­neh­mer fest­ge­stell­t­wird und Unbe­rech­tig­te nicht an der Gene­ral­ver­samm­lung teil­neh­men kön­nen. Im Wei­te­ren muss der Ver­wal­tungs­rat mit dem gewähl­ten Kom­mu­ni­ka­ti­ons­me­di­um eine unmit­tel­ba­re Über­tra­gung gewähr­leis­ten, damit Voten und Stimm­ab­ga­ben ohne Ver­zö­ge­run­gen an alle Betei­lig­ten über­tra­gen wer­den. Nur so kön­nen die Aktio­nä­re ihre Mit­wir­kungs­rech­te aus­üben, indem sie bspw. mit­dis­ku­tie­ren, Anträ­ge oder Fra­gen stel­len kön­nen. Damit wird die Funk­ti­on der Gene­ral­ver­samm­lung als Ort des gegen­sei­ti­gen Infor­ma­ti­ons- und Mei­nungs­aus­tau­sches sowie der Wil­lens­bil­dung gewahrt. Zudem muss der Ver­wal­tungs­rat gewähr­leis­ten, dass die Abstim­mungs­er­geb­nis­se nicht ver­fälscht wer­den kön­nen. Andern­falls droht die Anfecht­bar­keit oder gar die Nich­tig­keit der getä­tig­ten Beschlüsse.

Wel­ches Kom­mu­ni­ka­ti­ons­me­di­um gewählt wird, steht in der Kom­pe­tenz des Ver­wal­tungs­ra­tes. Dabei ist von einer Tele­fon­kon­fe­renz bis hin zu einer kom­ple­xen Soft­ware­lö­sung alles mög­lich (E-Mail hin­ge­gen nur beim Zir­ku­la­ti­ons­be­schluss). Die Wahl der opti­ma­len Lösung hängt mass­geb­lich von der Anzahl der Aktio­nä­re ab. In jedem Fall ist die vir­tu­el­le oder hybri­de Durch­füh­rung einer Gene­ral­ver­samm­lung sorg­fäl­tig vor­zu­be­rei­ten und das tech­ni­sche Hilfs­mit­tel vor­gän­gig zu testen.

Stolpersteine

Tre­ten wäh­rend der Durch­füh­rung der Gene­ral­ver­samm­lung tech­ni­sche Pro­ble­me auf, kann die­se nicht ord­nungs­ge­mäss durch­ge­führt wer­den. In die­sem Fall muss die Gene­ral­ver­samm­lung wie­der­holt wer­den. Vor den tech­ni­schen Pro­ble­men gefass­te Beschlüs­se blei­ben jedoch gül­tig. Rele­van­te tech­ni­sche Pro­ble­me sind in jedem Fal­le zu pro­to­kol­lie­ren (z.B. Übertragungsunterbrüche).

Vor­sicht gebo­ten ist bei beur­kun­dungs­pflich­ti­gen Gene­ral­ver­samm­lungs­be­schlüs­sen (bspw. Sta­tu­ten­än­de­rung, Kapi­tal­erhö­hung, Grün­dung, etc.). Hier ist das kan­to­na­le Beur­kun­dungs­recht mass­ge­bend. So ist bspw. die Beur­kun­dung einer «elek­tro­ni­schen Gene­ral­ver­samm­lung» im Kan­ton St. Gal­len seit dem 1. Okto­ber 2024 mög­lich. Ger­ne beur­kun­den wir Ihre vir­tu­el­le Gene­ral­ver­samm­lung und erstel­len bei Bedarf eine digi­ta­le Urkunde.

Fazit

Unter­neh­men haben durch die Akti­en­rechts­re­vi­si­on eine neu gewon­ne­ne Frei­heit. Die Durch­füh­rung der Gene­ral­ver­samm­lung wird moder­ner, fle­xi­bler und ein­fa­cher. Dadurch kön­nen Unter­neh­men die für sie pas­sen­de Form wäh­len. Wich­tig bleibt, dass die Sta­tu­ten jede erwünsch­te Vari­an­te gewähr­leis­tet und der Ver­wal­tungs­rat die tech­ni­schen Vor­aus­set­zun­gen schafft.

Hue­ber­li Lawy­ers AG ist spe­zia­li­siert auf gesell­schafts­recht­li­che Fra­ge­stel­lun­gen. Ger­ne unter­stüt­zen wir Sie im Zusam­men­hang mit der Durch­füh­rung Ihrer Gene­ral­ver­samm­lung oder mit der Beur­kun­dung einer Sta­tu­ten­än­de­rung. Wir freu­en uns über Ihre Kon­takt­auf­nah­me.^[1]

[1] Stand Febru­ar 2025; Autorin: RAin Sarah Dietschweiler.

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